Warum die X-Rechnung zukünftig auch für Unternehmen von Belang ist.
Bereits seit dem April dieses Jahres arbeiten sämtliche Behörden mit elektronischen Rechnungen und der Umgang mit ihnen hat sich dabei als Standard etabliert. Wichtig ist zu wissen, dass Behörden seit dem 27. November 2020 Rechnungen über 1000 Euro (netto) nur noch als elektronische Rechnung anerkennen. Normale alltagsübliche PDF-Dateien entsprechen diesem Anspruch nicht.
Was wird unter einer XRechnung verstanden und wenn betrifft die XRechnung?
Grundlage für die XRechnung bildet die europäische Norm EN 16931 – Electronic Invoice. Mit dem Einsatz der elektronischen Rechnung hält sich Deutschland an die Richtlinien des Europäischen Komitees für Normung (CEN). Das Prinzip der XRechnung besteht darin, dass die Daten von Rechnungen in normierte XML-Dateien ausgegeben und übermittelt werden.
Seit dem 27. November diesen Jahres ist die XRechnung bindend, weshalb öffentlichen Auftraggeber nur noch die Annahme von elektronische Rechnungen (XRechnungen) erlaubt sind. Diese europäische Richtlinie ist schon zum Teil und wird in jedem EU-Mitgliedsland bindend. Jedes Unternehmen, jeder Rechnungssteller und Rechnungsempfänger sollte seit dem November diesen Jahres die Fähigkeit besitzen mit XRechnungen umgehen zu können.
Wozu gibt es die XRechnung?
Derzeit erfolgt oftmals die Übertragung der Rechnungen mittels von PDF-Dateien. Der Empfänger muss diese anschließend digitalisieren und per Schrifterkennung oder sogar per Hand übertragen, um sie weiter nutzen zu können. Diese herkömmliche Vorgehensweise ist sehr zeitintensiv und kann prägnante Fehler zur Folge haben, weshalb die XRechnung eingeführt wird. Durch sie werden alle wichtigen Daten der Rechnung ohne weiteres Zutun weiterverarbeitet, welche sich flexibel durch zusätzliche Dokumente erweitern lassen.
Was passiert, wenn die XRechnung nicht dem Standard entspricht?
Wird die Rechnung weiterhin wie vorher gewöhnlich als PDF-Datei an die Behörde geschickt, was wie bereits erwähnt nicht dem XRechnung-Standard entspricht, kann die Behörde die Anerkennung der Rechnung verweigern und muss die Rechnungssumme nicht begleichen.
Gilt die Vorgabe der XRechnung jetzt auch zwischen privaten Unternehmen?
Der verpflichtende Einsatz der XRechnungen betrifft den Rechnungsaustausch an Behörden, weshalb die herkömmliche Rechnungsstellung zwischen zwei Unternehmen weiterhin erlaubt ist. Dennoch ist davon auszugehen, dass nach und nach mehr Unternehmen auf die XRechnung umstellen werden und diese dann auch zunehmend im B2B-Bereich eine wichtige Rolle spielen wird. Zu betonen ist, dass es eine Ausnahme dieser Vorgabe der XRechnung bei Rechnungen bis zu 1.000 EUR netto und Aufträgen aus dem Verteidigungs- und Sicherheitsbereich gibt.
Was bedeutet das jetzt konkret für Unternehmen?
Die Unternehmen sollten zeitnah reagieren, gerade wenn es noch keine elektronischen Ansätze für eine Umstellung auf die XRechnung gibt. Die Prozesse der Rechnungserstellung sollten hinsichtlich der Dokumentenerfassung und der Ausgabe von Dokumenten begutachtet und überarbeitet werden. Notwendig wird bei der Umstellung auf jeden Fall der Einsatz einer Software sein, die die XRechnung-Vorgaben erfüllt. Rechtzeitiges Handeln ist wichtig, um für die rasante Ausbreitung der XRechnung gewappnet zu sein. Ein wesentlicher Vorteil der XRechnung besteht darin, dass Unternehmen Zeit und Geld durch die XRechnung sparen, da sie dann keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr verarbeiten müssen.
Wenn Sie Fragen oder Unterstützung bei der Umstellung auf
Wenn Sie Fragen oder Unterstützung bei der Umstellung auf die XRechnung haben, können Sie sich gerne an unser Team wenden.
